Tämä sivusto käyttää evästeitä (cookies). Jatkamalla sivuston käyttöä hyväksyt evästeet.

Suomalainen Tiedeakatemia | Finnish Academy of Science and Letters | Academia Scientiarum Fennica

Ohjeita apurahan saajalle

Tälle sivulle on koottu Suomalaisen Tiedeakatemian rahastojen ja säätiöiden apurahan käyttämiseen liittyviä ohjeita. Ohjeet lähetetään saajille myös päätöksen yhteydessä.

Otamme mielellämme vastaan tietoa projektien etenemisestä, mielenkiintoisista tuloksista ja tapahtumista!

Ohjeissa Suomalaisella Tiedeakatemialla tarkoitetaan kaikkia sen hallinnoimia rahastoja ja säätiöitä.

Apurahan vastaanottaminen

Apuraha otetaan vastaan apurahapäätöksen mukana tulleella lomakkeella.

Jos apurahansaaja ei voi ottaa vastaan myönnettyä apurahaa, hänen tulee olla yhteydessä Suomalaisen Tiedeakatemian toimistoon mahdollisimman pian. Muualta saaduista apurahoista tulee välittömästi ilmoittaa Tiedeakatemian toimistoon.

Apurahansaajien nimet julkistetaan apurahojen jakotilaisuudessa, jonka ajankohta on ilmoitettu apurahailmoituksessa. Kaikkiin apurahan saajiin ollaan päätöksen lähettämisen jälkeen yhteydessä ja varmistetaan, että päätös on tullut perille.

Apurahan maksaminen ja maksuaikataulun muutokset

Väisälän ja Jutikkalan rahastojen tapauksessa apurahan maksatus on aloitettava sen vuoden aikana, mille se on myönnetty. Esimerkiksi 2018 vuodelle 2019 myönnetyn apurahan käyttö on siis aloitettava vuoden 2019 aikana. Apuraha on nostettavissa aikaisintaan tammikuusta 2019 lähtien. Apuraha pyydetään maksatukseen maksupyyntölomakkeen avulla, mikä tulee palauttaa täytettynä Suomalaiseen Tiedeakatemiaan vähintään neljä viikkoa ennen toivottua ensimmäistä maksupäivää. Täytetystä maksupyyntölomakkeesta kannattaa ottaa kopio myös itselle.

Öhmannin ja Brusiinin Säätiöiden apurahan maksatus voidaan aloittaa heti jakotilaisuuden jälkeen ja apurahan käytön on alettava myöntöä seuraavan vuoden aikana.

Maksupäivät ovat aina kuun 15. päivä tai sitä edeltävä viimeinen arkipäivä. Apuraha lähtee maksuun viimeistään maksupäivänä. Huomioithan, että kesälomakauden vuoksi heinäkuussa ei ole maksupäivää. Eri myöntäjillä on toisistaan poikkeavat maksupäivät, mitkä esitetään maksupyyntölomakkeessa.

Työskentelyapurahan maksatuksen tulee jakautua kaikille apurahakauden maksupäiville mahdollisimman tasaisesti. Apurahat maksetaan tasasummina, vähintään sadan euron tarkkuudella.

Maksuaikataulua on mahdollista muuttaa lomakkeen palauttamisen jälkeen. Pyydämme olemaan kaikissa muutostapauksissa mahdollisimman pian yhteydessä Suomalaisen Tiedeakatemian toimistoon.

Apurahakausi

Apurahakauden kesto (työskentelyaika) on mainittu lähetetyn apurahapäätöksen yhteydessä. Apurahakauden tulee alkaa siitä kuukaudesta, jolloin maksatus aloitetaan, ellei toisin sovita. Pyydämme olemaan yhteydessä Suomalaisen Tiedeakatemian toimistoon, jos haluat apurahakautesi alkavan muulloin kuin maksatuskuukauden alussa. Koska apurahoja ei makseta joka kuukausi, apurahakauden ja maksukauden ei tarvitse olla samoja. Työskentelyaikaa tiedustellaan myös maksupyyntölomakkeessa.

Apurahakauden on jatkuttava yhtäjaksoisesti työskentelyajan. Mahdollista jaksottamista on anottava erikseen Suomalaiselta Tiedeakatemialta.

Apurahan käyttö, muutokset ja peruuttaminen

Apurahan käyttö on aloitettava sen vuoden aikana, mille apuraha on myönnetty. Esimerkiksi syksyllä 2018 myönnetyn apurahan käyttö on siis aloitettava vuoden 2019 aikana. Apuraha voidaan katsoa peruuntuneeksi, ellei erikseen ole sovittu apurahakauden siirtymisestä myöhemmäksi.

Apuraha on käytettävä hakemuksessa esitettyyn tarkoitukseen tutkimussuunnitelman mukaisesti. Mahdollista apurahan käyttötarkoituksen muutosta, myös matkan, on anottava kirjallisesti. Esimerkiksi matka-apurahan kohteen muuttuessa asiasta tulee olla yhteydessä Tiedeakatemiaan. Anomus on vapaamuotoinen.

Tohtoriopintoapurahan saaja on sitoutunut olemaan kyseisen ajan vapaana muusta ansiotyöstä. Palkkaa tai toista työskentelyapurahaa ei voi lähtökohtaisesti nostaa samanaikaisesti. Erillisestä pyynnöstä myönnetään kuitenkin mahdollisuus antaa opetusta, maksimissaan neljä tuntia viikossa. Kaikissa työskentelyyn liittyvissä asioissa tulee olla yhteydessä Tiedeakatemian toimistoon.

Matka-apurahojen matkan tulee sijoittua apurahakauteen, ellei muusta ole sovittu. Matka-apurahoihin ei voi sisällyttää päivärahoja. Sen sijaan matka-apuraha voi sisältää rahoitusta lisääntyneisiin elinkustannuksiin. Lisääntyneet elinkustannukset tulee kuitenkin perustella ja ne tulee selvittää apurahaselvityksessä.

Apuraha tutkijalle lyhytaikaiseen tutkimusvierailuun voi kattaa esimerkiksi matkakulut, asumiskulut ym. matkasta syntyvät kulut. Lyhytkestoisissa vierailuissa maksetaan matkat apurahaansaajalta ja mukana mahdollisesti kulkevilta alaikäisiltä lapsilta. Päivärahaa ei makseta, mutta voidaan korvata lisääntyneitä elinkustannuksia.

Jos apurahaa ei ole käytetty ohjeiden mukaisesti, vielä maksamaton apuraha voidaan perua ja jo maksettu apuraha periä takaisin.

Kaikissa apurahan käyttötarkoituksen muutoksissa tulee olla mahdollisimman pian yhteydessä Suomalaisen Tiedeakatemian toimistoon muutoksen hyväksymistä varten.

Yliopistokorvaus

Suomalainen Tiedeakatemia myöntää tohtoriopintoapurahan yhteydessä yliopistokorvauksen, joka on tarkoitettu tohtoriopiskelijoiden aseman parantamiseen yliopistolla. Tämä takaa apurahansaajille samanlaiset perusedellytykset kuin vastaavissa tehtävissä työskentelevillä työsuhteisilla tutkijoilla ja tohtorikoulutettavilla. Tavanomaisia perusedellytyksiä ovat esimerkiksi asianmukaiset työtilat, tietoliikenne-, posti-, tulostuspalvelut. Yliopistokorvaus voidaan käyttää vain tähän tarkoitukseen. Tohtorikoulutusapurahan saamisen edellytyksenä on ollut jatkokoulutuspaikka.

Suomalainen Tiedeakatemian maksaa vuodelle 2019 myönnettyjen apurahojen yhteydessä myönnetyt yliopistokorvaukset suoraan yliopistolle. Apurahansaaja sopii yliopistolta vaadittavista tutkimusedellytyksistä suoraan yliopiston kanssa. Yliopistokorvaus maksetaan yliopistolle sen vuoden lopulla, jolloin saajan apurahakausi päättyy.

Korvaus sisältyy Suomalaisen Tiedeakatemian vähintään neljän kuukauden työskentelyyn myönnettäviin tohtorikoulutusapurahoihin. Summa eritellään käyttötarkoituksen kohdalla, vuositasolla se on 1.600 €. Korvaus ei ole osa apurahaa eikä sitä lasketa mukaan MYEL-vakuutusmaksua määritettäessä.

Yleiskustannusosuus maksetaan seuraavasti:

Apurahan kestoYliopistokorvaus
12 kk 1.600 € 
11 kk 1.470 €
10 kk 1.330 €
9 kk 1.200 €
8 kk 1.070 €
7 kk 930 €
6 kk 800 €
5 kk 670 €
4 kk 530 €

Lakisääteinen MYEL-vakuutus

Maatalousyrittäjien eläkelaitos (Mela) hoitaa apurahansaajien sosiaaliturvaa eläke-, tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusturvan osalta (MYEL-vakuutus). Vastuu MYEL-vakuutuksen ottamisesta ja vakuutusmaksujen maksamisesta on apurahansaajalla. Apurahansaaja sopii Melan kanssa vakuuttamisesta sekä hoitaa itse kaikki siihen kuuluvat maksut. Lisätietoja MYEL-vakuutuksesta on apurahapäätösmateriaalissa olevassa Melan esitteessä.

Tieteelliseen tutkimukseen tarkoitettujen Suomesta myönnettyjen apurahojen turvin tehtävä työ on vakuutusvelvollisuuden piirissä seuraavin ehdoin (kaikkien ehtojen on täytyttävä):

  • Apurahalla työskentely kestää yhtäjaksoisesti vähintään neljä kuukautta
  • Vakuutettavan apurahansaajan tulee asua Suomessa tai hänen tulee olla Suomen sosiaaliturvalainsäädännön piirissä EY:n sosiaaliturva-asetuksen tai sosiaaliturva-sopimuksen perusteella
  • Työskentelyyn tarkoitettu apurahasi on vuosityötuloksi muunnettuna 3 828,13 euroa (v. 2018 taso) tai suurempi

Apurahansaaja on lain mukaan vakuutusvelvollinen; vakuutuksen ottaminen on pakollista, kun sen ehdot täyttyvät. Laki ei koske kuitenkaan kuluihin myönnettyä apurahaa (esimerkiksi matka-apurahaa). Apurahansaajan kuluihin myönnetyt apurahat on eritelty tämän ohjeistuksen alussa.

Melan ohjeistuksen mukaan myös niiden ulkomailla työskentelevien apurahansaajien, jotka eivät kuulu Suomen sosiaaliturvaan, tulee olla yhteydessä Melaan. Suomalainen Tiedeakatemia on velvoitettu ilmoittamaan Melaan kaikista edellä mainitut lakisääteiset ehdot täyttävistä apurahoista. Jos saaja ei kuulu Suomen sosiaaliturvaan, tulee Melalta hakea päätöstä vakuuttumatta jättämisestä. Tiedeakatemia ei ole oikeutettu viranomaisten puolesta tekemään ratkaisua siitä, kuuluuko apurahansaaja vakuutusturvan piiriin.

Lakisääteiset vakuutusmaksut ovat noin 15 % työskentelyapurahan määrästä. Työskentelyapuraha voi sisältää myös kuluja, joista on mahdollista tehdä vähennyksiä MYEL-maksusta sovittaessa. Lisätietoja vähennysten tekemisestä antaa Mela.
Kaikkien vakuutusvelvollisten apurahansaajien tulee toimittaa Suomalaiselle Tiedeakatemialle todistus vakuutuksen ottamisesta neljän kuukauden kuluessa työskentelyn alkamisesta. Todistus voi olla esimerkiksi kopio päätöksestä, ja sen voi toimittaa sähköpostilla (nina.rapelo @ acadsci.fi) tai postitse (Mariankatu 5 A, 2. krs, 00170 Helsinki). Mikäli apurahansaaja ei ota MYEL-vakuutusta vakuutusehtojen täyttyessä, Suomalainen Tiedeakatemia voi periä apurahansaajalta takaisin maksamattoman MYEL-maksun osuuden apurahasta.

Vakuutus tulee ottaa sille ajalle, jolle apuraha on myönnetty; apurahakauden pituus on mainittu tämän ohjeistuksen alussa. Tiedot vakuutuksen hakemisesta löytyvät Melan kotisivuilta www.mela.fi. Vakuutusta on haettava kolmen kuukauden kuluessa työskentelyn alkamisesta. Vakuutusturva voi alkaa aikaisintaan apurahan myöntöpäivästä.

Suomalainen Tiedeakatemia ilmoittaa Melalle ne apurahat, joiden kesto on vähintään neljä kuukautta ja apurahan määrä ylittää vakuuttamisen vähimmäisrajan ja joita ei ole tarkoitettu vain kulujen kattamiseen. Ilmoitus lähtee ensimmäisen maksuerän yhteydessä.

Suomalainen Tiedeakatemia edellyttää, että vakuutusvelvollisuuden täyttyessä apurahansaaja ottaa vakuutuksen. Mela-maksu on sisällytetty apurahaan: verovapaan apurahan osuus vuonna 2018 on 20.461,72 €, vuoden työskentelyapuraha on 25.000 €. MYEL-maksu on verovähennyskelpoinen.

Lisätietoja apurahansaajan sosiaaliturvasta saa Melasta www.mela.fi.

Verotus

Tieteellisen tutkimukseen tai taiteelliseen työskentelyyn myönnetyt apurahat ovat verovapaita valtion vuotuista taiteilija-apurahaa vastaavaan euromäärään (vuonna 2018 20.461,72 €) saakka. Apurahansaajan tulee ilmoittaa apuraha veroilmoituksessa, ja vero maksetaan verovapaan apurahan ylittävältä osalta. Muiden kulujen, kuten eläkevakuutusmaksujen, ammattikirjallisuuden ja matkakulujen, vähennyskelpoisuutta voi tiedustella verottajalta.

Suomalainen Tiedeakatemia lähettää verottajalle vuosittain tammikuussa tiedot edellisen vuoden aikana maksetuista apurahoista. Myöntäjän on ilmoitettava apurahasta, jos samalle henkilölle maksettu suoritus on vähintään 1.000 euroa vuodessa. Apurahat myönnetään aina henkilökohtaisena ja apuraha ilmoitetaan hakijan verotukseen.

Verottajan lähettämän uuden ohjeistuksen mukaan vuodelta 2019 toimitettavasta verotuksesta lahtien stipendien, opintorahan ja muiden apurahojen seka palkintojen katsotaan kuitenkin olevan sen verovuoden tuloa, jolloin ne maksetaan.

Työskentelyapurahan saaja on velvollinen maksamaan sairausvakuutuksen päiväraha- ja sairaanhoitomaksut. Näiden maksujen osuus on noin 2 % työtulosta. Lisäksi työskentelyapurahasta voi määräytyä Yle-vero; Yle-veron suuruus riippuu kalenterivuonna ansaittujen tulojen määrästä. Molemmat maksut peritään jälkikäteen verotuksessa.

On huomattava, että verotusta koskevat säädökset voivat muuttua ja niiden tulkinta jossain määrin vaihdella. Suomalainen Tiedeakatemia ei ota vastuuta näiden tietojen oikeellisuudesta eikä anna tarkempia neuvoja verotuksesta. Apurahansaajan tulee pyytää ohjeita suoraan verottajalta.

Myöntäjän mainitseminen julkaisussa tai vastaavassa

Suomalainen Tiedeakatemia toivoo, että apurahan myöntänyttä rahastoa tai säätiötä kiitettäisiin apurahasta tieteellisessä opinnäytetyössä, julkaisussa tai muussa vastaavassa yhteydessä. Tiedeakatemialta voi tarvittaessa pyytää myös painokelpoista logoa käyttöönsä. Tässä on mainittu yleisimmin käytetyt muodot, muita käännöksiä voi tiedustella Suomalaisen Tiedeakatemian toimistosta.

  • Hilkka ja Otto Brusiinin Säätiö | Englanninkielisissä yhteyksissä Brusiinin Säätiö on Hilkka and Otto Brusiin Foundation
  • Eino Jutikkalan rahasto | Englanninkielisissä yhteyksissä Jutikkalan rahasto on Eino Jutikkala Fund tai the Eino Jutikkala Fund of the Finnish Academy of Science and Letters
  • Vilho, Yrjö ja Kalle Väisälän rahasto | Englanninkielisissä yhteyksissä Väisälän rahasto on the Vilho, Yrjö and Kalle Väisälä Foundation tai the Vilho, Yrjö and Kalle Väisälä Foundation of the Finnish Academy of Science and Letters
  • Emil Öhmannin Säätiö | Englanninkielisissä yhteyksissä Emil Öhmann Foundation

Selvitys apurahan käytöstä

Selvitys apurahan käytöstä tulee jättää kolmen kuukauden kuluessa apurahakauden tai matkan päättymisestä.
Selvitys tehdään sähköisesti sähköisessä apurahajärjestelmässä. Järjestelmä on sama, minkä kautta on tehty myös hakemus, ja sitä tulee käyttää samoilla tunnuksilla kuin millä hakemus on tehty.

Selvityksen jättäminen on tärkeää. Suomalainen Tiedeakatemia on kiinnostunut siitä, mitä sen myöntämällä apurahalla on saavutettu ja mikä on ollut apurahan merkitys. Selvitykset ovat tärkeitä myös tarkasteltaessa myönnettyjen apurahojen vaikuttavuutta. Selvityksellä apurahan käytöstä halutaan lisäksi varmistaa, että apuraha on käytetty hakemuksessa ilmoitettuun tarkoitukseen. Tämä on tärkeää muun muassa apurahojen hakijoiden ja saajien keskinäisen oikeudenmukaisuuden kannalta. Kaikki apurahaselvitykset hyväksyy Suomalaisen Tiedeakatemian hallitus.

Sähköisessä selvityksessä kysytään perustietoja saadusta apurahasta. Lisäksi siinä on vapaamuotoisia kenttiä, missä tiivistetään muun muassa hankkeen tärkeimmät tavoitteet, keskeiset tulokset, apurahan hyöty tutkimukselle sekä yhteiskunnallinen vaikuttavuus. Täyttöohjeet löytyvät järjestelmästä.

Matka-apuraha- ja vierailuapurahaselvitysten yhteyteen tulee tehdä koko apurahan kattava kululaskelma. Selvitystä laadittaessa tulee olla selvillä käytetyn apurahan loppusumma ja mahdollinen ylijäämä. Matka-apurahasta raportoidessa mukaan tulee liittää kopiot kuiteista.

Rahaston apurahoista ei makseta päivärahoja. Sen sijaan apurahaa voi käyttää kasvaneisiin elinkustannuksiin matkan aikana, jos hakemuksessa tähän tarkoitukseen on apurahaa haettu. Kasvaneet elinkustannukset tulee selvittää muiden matkan kulujen yhteydessä.

Jatkohakemuksen yhteydessä jätetty selvitys edistymisestä ei korvaa loppuselvitystä. Apurahaa tohtoriopintoihin selvitettäessä väitöskirja ei korvaa loppuselvi

tystä. Linkin sähköiseen väitöskirjaan voi kuitenkin lisätä selvitykseen.

Todistus apurahasta

Suomalaiselta Tiedeakatemialta voi pyytää todistusta saaduista apurahasta. Todistuksia voidaan kirjoittaa myös kauden päättymisen jälkeen. Todistusasioissa ota yhteyttä osoitteeseen nina.rapelo @ acadsci.fi tai 050 4620 889.

Tietosuojaseloste

Tutustu Suomalaisen Tiedeakatemian apuraharekisterin tietosuojaselosteeseen.

 

Suomalainen Tiedeakatemia
Mariankatu 5 A, 2. krs 
00170 Helsinki 

050 4620 890
acadsci (at) acadsci.fi

Pääsihteeri
Pekka Aula
040 7030 952
pekka.aula(at)acadsci.fi  

Hallintopäällikkö
Leila Sarajärvi
050 4620 890
leila.sarajarvi(at)acadsci.fi

Hallintosihteeri
Nina Rapelo
050 4620 889 
nina.rapelo(at)acadsci.fi

Hallintoassistentti
Marianne Parvinen
050 5128 830
marianne.parvinen(at)acadsci.fi